Wat u moet weten over algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden opstellen: het kan veel zakelijke problemen behoeden. Bijvoorbeeld in het geval van een te late levering of uitblijvende betaling. Deze voorwaarden zijn niet verplicht, maar vaak wel erg handig. Wat houden die algemene voorwaarden nou precies in en wat mag hier absoluut niet in ontbreken?

Wat zijn algemene voorwaarden?
Kort samengevat zijn algemene voorwaarden de regels die u als ondernemer wilt laten gelden op alle contracten die u gaat afsluiten. Het document, dat bedoeld is voor de klant of opdrachtgever, bevat de zogenoemde ‘kleine lettertjes’, oftewel: uw voorwaarden over onder andere de levering, betaling, aansprakelijkheid, eventuele reparaties of de garantietermijn.

Het is belangrijk om uw algemene voorwaarden op tijd kenbaar te maken. Deze overlegt u dus bij voorkeur wanneer u een offerte verstuurt. Daarnaast is het aan te raden om de voorwaarden ook op uw website te vermelden.

Weet in ieder geval dat het wettelijk verplicht is om, vóórdat u daadwerkelijk een overeenkomst aangaat met een andere partij, deze de mogelijkheid moet krijgen om de voorwaarden goed door te lezen.

Het voordeel is dat het opstellen van algemene voorwaarden u kan beschermen tegen veel voorkomende risico’s die bij het ondernemerschap horen. Ook mogelijke problemen na het sluiten van een overeenkomst met een klant kunnen zo mogelijk worden voorkomen.

Een ander voordeel is dat algemene voorwaarden de onderhandelingstijd aanzienlijk kunnen beperken. In plaats van dat u steeds met iedere potentiële klant of opdrachtgever opnieuw om de tafel moet om de leveringsvoorwaarden door te spreken, kunt u voortaan in eerste instantie gewoon naar de algemene voorwaarden verwijzen.

Wat mag niet in de algemene voorwaarden ontbreken?
De specifieke inhoud hangt af van de branche waarin u actief bent of wordt en de diensten die u wilt gaan leveren. Een acupuncturist krijgt doorgaans met andere zaken te maken dan een importeur van exotische vruchten of een hovenier.

Wat maakt de algemene voorwaarden rechtsgeldig?
Met alleen het opstellen van algemene voorwaarden ben je er natuurlijk nog niet. Om deze ook daadwerkelijk rechtsgeldig te maken, moeten uw voorwaarden voldoen aan twee belangrijke eisen. De eerste eis is dat de voorwaarden openlijk beschikbaar moeten zijn voor de klant. Dat wil zeggen dat u een potentiële koper of zakenpartner altijd de mogelijkheid moet bieden om de voorwaarden te bestuderen voordat er daadwerkelijk sprake kan zijn van een overeenkomst.
Dat betekent dus dat het overleggen van de algemene voorwaarden op de uiteindelijke factuur te laat is, omdat er dan al sprake is van een overeenkomst. Voeg de voorwaarden dus altijd bij de offerte.

De andere voorwaarde hangt samen met het eerder genoemde punt: de door u gestelde voorwaarden moeten officieel zijn aanvaard door de klant. In principe gaat dit automatisch wanneer de koper het document onder ogen heeft gehad en besluit jouw product of dienst aan te schaffen.
Bij grotere transacties is het raadzaam om de klant apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen, zodat je – in het geval van een later conflict – altijd kunt aantonen dat hij deze heeft gezien en geaccepteerd.

Hoe zit het met het deponeren van de algemene voorwaarden?
Voor wie behoefte heeft aan wat extra zekerheid, bestaat de mogelijkheid om zijn of haar algemene voorwaarden voor een klein bedrag als bewijsstuk te deponeren bij de KvK. Dit is vooral van toepassing wanneer u ook vaak telefonisch zakelijke overeenkomsten moet sluiten; op deze manier kan de klant uw algemene voorwaarden dan alsnog inzien. Aan het deponeren van algemene voorwaarden zijn wel enige kosten verbonden.

Een andere optie is dat u de algemene voorwaarden deponeert bij de Griffie van de Rechtbank. Bij deponering worden uw algemene voorwaarden in ieder geval altijd voorzien van een datum en een nummer: het bewijs dat u tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden hebt veranderd. Hierdoor staat u later altijd een stuk sterker bij eventuele conflicten.

Wilt u meer weten over Algemene Voorwaarden? Of u wilt Algemene Voorwaarden laten opstellen? Neem gerust vrijblijvend contact op via info@pddlegal.nl of de Chat!

https://pddlegal.nl

PDD Legal